Verwerking van persoonsgegevens bij verzuim: een gevoelig punt
In Nederland ziet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als onafhankelijk instituut toe op de naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. De AP had tot 1 januari 2016 een andere naam: het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Niet alleen is de naam veranderd; daarnaast heeft de AP ook ruimere bevoegdheden gekregen. Zij mogen bestuurlijke boetes opleggen die flink op kunnen lopen.
Bescherming van de persoonlijke levenssfeer is een grondrecht. Om het recht op privacy te waarborgen is de verwerking van persoonsgegevens aan strenge regels gebonden. Deze staan voor een groot deel in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) beschreven
De veranderingen werden begin 2016 nog eens benadrukt door de publicatie van een onderzoek bij een grote werkgever (Abrona) en de Beleidsregels De zieke werknemer. Beide publicaties hebben aardig wat stof doen opwaaien. Het gebruik van persoonsgegevens bij verzuimbegeleiding staat hierdoor weer volop in de aandacht. Waarom? De AP geeft zelf een belangrijke reden aan:
“Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd.”
Bij verzuim gaat het al snel over de gezondheid van een werknemer. Een organisatie mag geen bijzondere persoonsgegevens verwerken, tenzij er in de Wbp een uitzondering is opgenomen.
Wat valt volgens de AP onder gezondheidsgegevens:
- diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
- gegevens over therapieën, afspraken met artsen, psychologen, fysiotherapeuten en psychologen.
Iedereen kan zich voorstellen dat het voorgaande medische en daarmee gezondheidsgegevens zijn. Het gaat echter ook om:
- eigen subjectieve waarnemingen over geestelijke en/of lichamelijke toestand van
- de werknemer
- maar ook overige situationele problemen zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding, schuldenproblematiek e.d.
Welke persoonsgegevens mag u als werkgever bij verzuim verwerken?
Volgens de beleidsregels mag de werkgever bij een verzuimmelding de volgende gegevens verwerken:
- telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- vermoedelijke duur van het verzuim;
- lopende afspraken en werkzaamheden;
- of werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
- of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid);
Werkgevers die zelf actief bezig zijn met de begeleiding van verzuim zal opvallen dat deze gegevens eigenlijk niets met werkhervatting te maken hebben. Deze lijst wordt aangevuld met gezondheidsgegevens die mogen worden verwerkt als deze door de arbodienst of bedrijfsarts zijn beoordeeld en teruggekoppeld:
- de werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten);
- de verwachte duur van het verzuim;
- de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele
- beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten);
- de eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader
- van de re-integratie moet treffen.
De AP voegt daar ook nog eens een belangrijke extra regel aan toe:
“De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting.”
In praktijk komt het natuurlijk vaak voor dat een werknemer gezondheidsgegevens met zijn werkgever deelt; deze mogen dus niet worden vastgelegd.
Hoe gaat u als werkgever om met re-integratie?
In haar beleidsregels benadrukt de AP de centrale rol van bedrijfsartsen in de verzuimbegeleiding. Alleen de bedrijfsarts kan en mag de (mate van) belastbaarheid bepalen. Tot zover niets nieuws onder de zon; de werkgever mag zonder onderbouwing door een bedrijfsarts een verzuimmelding niet weigeren. Als een werkgever dat wel doet en er volgt een rechtszaak, dan wordt hij op zijn vingers getikt omdat hij ‘op de stoel van de bedrijfsarts is gaan zitten’. Uit de beleidsregels kunt u echter ook opmaken dat werkgever en werknemer geen hervattingsafspraken mogen maken zonder advies van de bedrijfsarts. Op de website van de AP wordt antwoord gegeven op de vraag of je als werkgever met een zieke werknemer over zijn functionele beperkingen en mogelijkheden mag praten. De AP geeft het volgende aan:
- Ja, dat mag, onder de voorwaarde dat een bedrijfsarts in kaart heeft gebracht wat de functionele beperkingen en mogelijkheden van uw medewerker zijn.
- Aan de hand hiervan kunt u met uw werknemer bespreken wat dit betekent voor zijn werk en hoe u samen zijn re-integratie verder vorm gaat geven.
Houdt u zich als werkgever actief bezig met verzuimbegeleiding en re-integratie, dan zult u dit waarschijnlijk als een stap achteruit ervaren. Hoe kunt u invulling geven aan de Wet verbetering Poortwachter als u altijd eerst advies aan de bedrijfsarts moet vragen?
Uit andere uitspraken van de AP valt af te leiden dat er sprake is van een ‘grijs gebied’. In overleg met de Nederlandse Vereniging van Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde wordt nuancering aangebracht:
“De AP is van mening dat werkgever en werknemer nadrukkelijk wel (zonder dwang of drang) een gesprek moeten kunnen blijven voeren over de specifieke (deel)taken die een zieke werknemer denkt te kunnen doen. Daarvoor moet de werknemer in alle vrijheid kunnen aangeven welke (deel)taken hij nog denkt te kunnen doen van het eigen of eventueel ander werk. Bij voorkeur geeft een werknemer dat zelf spontaan aan, en niet in reactie op een vragenvuur van de werkgever.”
“Bij kortdurend verzuim geldt, anders dan in geval van langdurig verzuim, geen verplichting een bedrijfsarts in te schakelen, maar in dat geval dient de ziekmelding te worden geregistreerd en bestaat er geen mogelijkheid te differentiëren naar de mate van arbeidsongeschiktheid. Het bepalen en in een percentage uitdrukken en registeren van de ‘benutbare mogelijkheden’ van de zieke werknemer kan en mag slechts door inschakeling van de bedrijfsarts plaatsvinden.
Overigens sluit dit de praktijk niet uit dat een werknemer en een werkgever onderling overeenkomen dat de werknemer enige tijd aangepaste werkzaamheden verricht, bijvoorbeeld vanwege een sportblessure.”
Vooral de laatste zin geeft werkgever en werknemer toch ruimte om over aangepast werk in de zin van deeltaken te praten.
Een muis met een heel vervelend staartje
Is er sprake van een storm in een glas water? Uit het voorgaande blijkt dat de AP niet altijd even duidelijk en soms zelfs tegenstrijdig in haar uitspraken is. Helaas levert dat bij werkgevers veel onzekerheid op.
Een kleine actie kan helaas grote gevolgen hebben. Bij Abrona heeft een tip van een stagiair over het verzuimbeleid uiteindelijk tot een volledig onderzoek van de AP geleid. Niet alleen is de naam van Abrona als werkgever door de publicatie van het onderzoeksrapport aangetast, uiteindelijk moeten ze onder dwang van een voorwaardelijke boete een aantal zaken in hun verzuimbeleid en de registratie in het verzuimsysteem aanpassen. Abrona moet € 5.000 betalen voor iedere week dat de voorgeschreven maatregel niet geheel is uitgevoerd. De boete kan oplopen tot een maximum van € 50.000. Er is dus wel degelijk iets aan de hand.
Balanceren tussen privacyregels en re-integratieverplichtingen
Ondertussen is er niet verandert aan de re-integratieverplichtingen vanuit de Wet verbetering Poortwachter. Werkgever en werknemer moeten nog steeds samen actief aan de slag met re-integratie. In goed overleg afstemmen of er aangepast werk mogelijk is kan nog steeds, zolang hierbij naar bestaande deeltaken wordt gekeken. Wilt u deelherstel registreren of dieper naar aangepast werk kijken, dan is het verstandig eerst een advies aan de bedrijfsarts te vragen. Hetzelfde geldt als werknemer of werkgever twijfels hebben over de haalbaarheid van een afspraak. Vanuit VerzuimWeg adviseren wij u graag hoe u in praktijk invulling aan afstemming kunt geven en waar een advies van de bedrijfsarts nodig is.
